La gestione del tempo, all’interno di un’azienda, rappresenta uno dei punti fondamentali sul quale focalizzarsi specialmente se si intende migliorare la produttività.
Vediamo il perché investire in questo aspetto e cosa accade qualora tale elemento sia totalmente assente.
Cosa comporta la mancata gestione del tempo
L’azienda, nel momento in cui deve avviare un nuovo progetto suddiviso in diverse fasi, ha l’obiettivo di pianificare completamente le tempistiche dello stesso e fare in modo che lo stesso scopo finale venga portato a termine, così come i vari compiti che necessitano di essere svolti da parte dei dipendenti.
Qualora questi obiettivi dovessero non essere centrati, i dipendenti possono andare incontro all’effetto Zeigarnik, scoperto dalla psicologa lituana nel 1927.
Questo comporta un meccanismo molto semplice che scatta nella mente delle persone, ovvero ricordarsi i compiti che non sono stati portati a termine e ignorare quelli conclusi: con questa situazione la confusione alberga nella mente dei dipendenti, che potrebbero trovarsi in grosse difficoltà nello svolgimento di nuove mansioni, visto che il carico di stress mentale viene incrementato.
Perciò è fondamentale gestire il tempo in maniera accurata, facendo quindi in modo che i dipendenti di un’azienda si focalizzino perfettamente su quel tipo di obiettivo.
Perché la gestione del tempo è fondamentale
Dare delle tempistiche di lavorazione e suddividere il progetto in diverse fasi con tempo massimo di esecuzione e termine prestabilito ha degli effetti positivi che vanno a caratterizzare il modo di operare dei dipendenti, che saranno maggiormente focalizzati sul conseguimenti di quell’obiettivo.
Per l’azienda si tratta invece di risparmio di denaro, visto che le tempistiche rispettate prevengono nuovi investimenti per mantenere attivo quel progetto e allo stesso tempo è possibile anche prevenire l’eventuale problematica derivante dall’effetto Zeigarnik oppure altre situazioni che vanno a danneggiare la forza lavoro di quella ditta.
Pertanto, una buona gestione e organizzazione delle tempistiche di lavorazione offre svariati vantaggi all’impresa, che potrà ottenere un buon risultato in termini di performance produttive, evitando situazioni che rallentano lo sviluppo della stessa.
L’organizzazione del lavoro per gestire perfettamente il tempo
Affinché la gestione del tempo di lavorazione possa essere definita come ottimale, è necessario che l’organizzazione del lavoro sia ben precisa e priva di tutte quelle particolari mancanze che potrebbero dar luogo a potenziali problematiche all’interno del team produttivo.
Un metodo di gestione del lavoro è quello che viene definito S.M.A.R.T., acronimo che identifica un lavoro ad obiettivi che devono essere:
- Specific: Ogni obiettivo deve essere specifico, definito, non fraintendibile.
- Measurable: Ogni traguardo dovrebbe essere reso misurabile, in modo da capire se si sia raggiunto l’obiettivo o meno. Deve poter essere espresso numericamente.
- Achievable: Gli obiettibi posti dovrebbero essere raggiungibili. Questo punto si collega al punto “R” realistic, tale per cui gli obiettivi posti devono essere corretti, e non troppo ambiziosi rispetto alle capacità operative.
- Realistic: Gli obiettivi posti devono essere realistici e realisticamente raggiungibili per la realtà aziedale.
- Time-Based: Ogni obiettivo dovrebbe avere una scadenza temporale, così da poter capire entro quando occorre fare qualcosa.
Questo approccio permette di definire obiettivi realisticamente raggiungibili, e che permettono di pianificare una crescita. I dati ottenuti permettono di capire la prossima procedura da attuare per il conseguimento di ogni obiettivo.
Grazie a questa organizzazione la gestione del tempo sarà migliorata in maniera esponenziale e difficilmente si parlerà di situazioni complesse che devono essere affrontate da parte del personale, cui si riusciranno ad assegnare carichi di lavoro sempre gestibili e senza il rischio di mancare consegne a causa dell’eccessivo carico professionale.
Come attuare ottime tecniche di gestione del tempo
Per migliorare la produttività occorre semplicemente gestire, in modo concreto ed efficace, il tempo della forza lavoro.
Una tecnica ideale è quella del pomodoro, tecnica che permette di gestire il proprio tempo in maniera equilibrata e produttiva, impostando piccoli periodi di lavoro e prendendo pause tra una sessione e l’altra, per permettere alla mente di riposare.
Per rendere maggiormente efficace la produttività è anche consigliato creare delle liste coi compiti che devono essere svolti, ovvero tecnica della to-do list, e quelli che spettano ad altri reparti: in questo modo il tempo verrà focalizzato solo su quelle attività che assumono la massima priorità e che permettono al progetto di avere una forma concreta.
Infine, con la metodologia della gestione delle tempistiche definita Agile, a ogni fase di produttività e lavorazione viene assegnata una scadenza, la quale deve essere rispettata affinché quel progetto possa essere facilmente avviato senza alcun tipo di imprecisione o problematica di svariato genere.
Pertanto, grazie a queste strategie, è possibile gestire il tempo in modo efficace senza compiere alcun errore e minare la produttività aziendale.
