La cartella clinica elettronica è una raccolta di dati clinici del paziente messa su supporto informatico integrato al servizio delle Aziende Ospedaliere, che funziona al pari della cartella clinica cartacea ma è molto più pratica e sicura in quanto contiene tutte le informazioni sull’individuo, come dati demografici, storia medicale, statistiche personali, dati sulle allergie e sulle cure, risultati di test di laboratorio, stato immunitario, immagini radiologiche, segnali vitali e anche informazioni sulla fatturazione.
Introdotta dall’emendamento sulle Semplificazioni approvato dalle commissioni Affari Costituzionali e Attività produttive della Camera in vigore dal 12 febbraio 2012, la cartella clinica elettronica ha nello specifico diverse funzioni, ovvero di:
- acquisire, consultare e aggiornare in tempo reale tutte le informazioni relative al paziente
- poter condividere tutte le informazioni sul paziente tra tutti gli operatori sanitari attraverso un dispositivo elettronico
- effettuare ricerche e analisi sui dati dei pazienti
- unificare e standardizzare tutte le procedure operative del sistema sanitario.
Secondo la Circolare del Ministero della Sanità, n° 61 del 19 dicembre 1986 N. 900.2/ AG. 464/260, “Le cartelle cliniche, unitamente ai relativi referti sulle informazioni paziente, vanno conservate illimitatamente poiché rappresentano un atto ufficiale indispensabile a garantire la certezza del diritto, oltre che costituire preziosa fonte documentaria per le ricerche di carattere storico sanitario delle cartelle pazienti”. Non bisogna però confondere la gestione elettronica di una cartella clinica e una cartella clinica elettronica a tutti gli effetti. Le 2 cose sono profondamente differenti, soprattutto in termini di processi; infatti, la cartella clinica elettronica gestisce tutte le informazioni in maniera nativamente digitale, non vi è più un archivio cartaceo ma un archivio digitale conservato a norma e dunque unicamente firme digitali e firme elettroniche avanzate.
I motivi dietro a un passaggio così importante sono principalmente due, come prima anticipato. La praticità e la sicurezza. Le informazioni sanitarie sono sensibili e vanno trattate con la massima cautela e sicurezza: una cartella e un archivio cartaceo non è sicuro con il passare del tempo, mentre la cartella clinica elettronica e il conseguente archivio digitale può essere mantenuto al sicuro, può essere replicato teoricamente in copie originali in luoghi virtuali diversi e non è pertanto soggetto alla tradizionale usura tipica della carta.
Ma affinché la cartella clinica elettronica mantenga nel tempo lo stesso valore probatorio di quella cartacea, si rende necessario e indispensabile un corretto processo di conservazione digitale. La conservazione digitale della cartella clinica elettronica può essere definita come quel processo che consente appunto di assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico – e anche a un documento analogico digitalizzato. Sta al Responsabile della conservazione utilizzare gli strumenti appositi, a norma di legge, per garantire al documento elettronico il mantenimento delle caratteristiche di autenticità, immodificabilità nel tempo e integrità di cui deve disporre.
In un’epoca che vede continui tagli alla sanità pubblica, la gestione digitale degli archivi clinici può assicurare un notevole risparmio a livello di costi. Nel caso dell’archivio cartaceo, c’è infatti continuamente bisogno di nuovi spazi dato che le cartelle cliniche devono essere conservate a vita, e chiaramente di persone che si occupino della loro custodia e del recupero (manuale) dei documenti. L’archivio digitale, oltre a essere più efficiente in termini di sicurezza, consente una gestione e un recupero più pratico, veloce e semplice della documentazione: è infatti sufficiente accedere al terminale, impostare le chiavi di ricerca e trovare ciò che serve. E, per farlo, basta una persona.
La normativa italiana consente dunque oggi la totale dematerializzazione dei documenti sanitari e la conseguente trasformazione dell’archivio cartaceo di cui si dispone in un più semplice archivio digitale. Ma bisogna pensare alla dematerializzazione e alla digitalizzazione dei processi senza commettere l’errore che fanno tutti, ovvero quello di partire dalla digitalizzazione dei documenti o dal software. Per ogni dubbio o necessità di conoscere come attuare senza errori la conservazione digitale della cartella clinica elettronica e del conseguente archivio, è possibile contattare Nicola Savino, uno dei maggiori esperti italiani sul tema.